Stok Sayımı Nasıl Yapılır? Envanter Rehberi

Stok sayımı, depodaki gerçek ürün miktarını kayıtlarla karşılaştırma işidir. İyi planlanmış bir sayım birkaç saatte biter ve size stok farklarını, fireyi ve kayıt hatalarını gösterir. Plansız bir sayım ise günlerce sürer ve güvenilir sonuç vermez.

Sayımdan önce: hazırlık

1. Sayım tarihini belirleyin: Sipariş ve sevkiyatın en az olduğu zamanı seçin; mümkünse sayım süresince giriş-çıkışı durdurun.
2. Kayıtları güncelleyin: Bekleyen bütün alış, satış, iade ve transferleri sayımdan önce kaydedin.
3. Depoyu düzenleyin: Aynı ürünü tek yerde toplayın, rafları ve bölgeleri etiketleyin.
4. Sayım listesini hazırlayın: Ürün kodu, adı, raf yeri ve birimiyle bir liste çıkarın. Barkod okuyucu ya da mobil uygulama kullanıyorsanız cihazları önceden deneyin.
5. Ekipleri ayırın: Her bölgeye iki kişilik bir ekip atayın: biri sayar, biri kaydeder.

Sayım sırasında

• Kör sayım yapın: Sayım ekibi kayıtlardaki miktarı görmeden saysın; aksi hâlde beklenen sayıyı yazma eğilimi olur.
• Bölge bölge ilerleyin: Bir bölge bitmeden diğerine geçmeyin; sayılan rafı işaretleyin.
• Hasarlı ve fire ürünleri ayırın: Bunları ayrı bir satırda sayın.
• Açık kolileri tek tek sayın: Koli üzerindeki adede güvenmeyin.

Sayımdan sonra: farkları bulmak

1. Sayılan miktarı kayıttaki miktarla karşılaştırın.
2. Belirli bir eşiğin üstündeki farklarda ikinci sayım yapın.
3. Kalan farkların sebebini araştırın: kaydedilmemiş satış ya da iade, yanlış ürüne yapılmış kayıt, fire, kayıp.
4. Sebebi bulunan farkları düzeltin; bulunamayanları sayım farkı olarak mali müşavirinizle değerlendirin.

Sık yapılan hatalar

• Sayım sırasında sevkiyata devam etmek
• Aynı ürünü farklı raflarda unutmak
• Birimleri karıştırmak (adet, koli, paket)
• Sayım sonucunu kayda geçirmeden yeni hareketlere başlamak
• Farkların sebebini araştırmadan yalnız miktarı düzeltmek

Sayımı yılda bir değil, düzenli yapın

Bütün depoyu yılda bir saymak yerine, en çok satan ve en değerli ürünleri ayda bir kısmi sayımla kontrol etmek farkları erken yakalar ve yıl sonu sayımını kolaylaştırır.

WEGS Ön Muhasebe’nin stok ve depo takibi, satış, alış ve iadeleri stoğa anında işler; birden fazla depoyu ayrı ayrı izlemenizi sağlar. Pazaryerinde satıyorsanız WBI Commerce barkodlu paketleme ve mal kabul ile stoğu bütün kanallarda tek havuzdan yönetir.

Sık sorulan sorular

Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalı?

Yıl sonunda genel sayım yapılır; en çok satan ve değerli ürünler için ayda bir kısmi sayım farkları erken yakalamanızı sağlar.

Kör sayım nedir?

Sayım ekibinin kayıtlardaki miktarı görmeden saymasıdır. Beklenen sayıyı yazma eğilimini önler ve daha güvenilir sonuç verir.

Sayım farkı çıkarsa ne yapmalıyım?

Önce büyük farklar için ikinci sayım yapın, sonra kaydedilmemiş hareket, yanlış kayıt, fire ya da kayıp gibi sebepleri araştırın. Sebebi bulunamayan farkları mali müşavirinizle değerlendirin.