Dijital dönüşümle birlikte işletmeler için e fatura ve e arşiv fatura kullanımı artık zorunluluk haline gelmiştir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yürütülen e-Belge sistemi sayesinde faturalar elektronik ortamda düzenlenmekte, iletilmekte ve saklanmaktadır.

Peki e-fatura nedir? E-arşiv fatura nasıl kesilir? E-fatura iptali nasıl yapılır ve iptal süresi kaç gündür? Bu kapsamlı rehberde tüm süreci adım adım ve güncel bilgilerle açıklıyoruz.

E-Fatura Nedir?

E-fatura, kağıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip olan ancak elektronik ortamda oluşturulan ve GİB sistemi üzerinden iletilen dijital faturadır.

E-fatura sisteminde:

• Fatura kağıt olarak basılmaz

• Gönderim elektronik ortamda yapılır

• Saklama dijital ortamda gerçekleşir

• İşlem süreci GİB kontrolündedir

E-Fatura Mükellefi Kimdir?

E-fatura mükellefi; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen ciro limitini aşan veya zorunluluk kapsamına giren işletmelerdir.

E-fatura mükellefi olup olmadığınızı öğrenmek için:

• GİB e fatura mükellef sorgulama ekranına girilir

• Vergi numarası yazılır

• Sistem üzerinden kayıt durumu kontrol edilir

Bu işlem “gib e fatura sorgulama” olarak da sıkça aratılmaktadır.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere kesilen elektronik faturadır.

Yani:

• Eğer karşı taraf e-fatura mükellefi değilse

• Fatura e-arşiv olarak düzenlenir

• Mail yoluyla iletilebilir

• PDF formatında saklanabilir

  
  

E-Arşiv Fatura ile E-Fatura Arasındaki Fark

En çok merak edilen konulardan biri olan e arşiv e fatura farkı, temel olarak alıcı tarafın sistemde kayıtlı olup olmamasına dayanır.

E-Fatura Başvuru Nasıl Yapılır?

E-fatura sistemine geçmek için üç farklı yöntem bulunmaktadır:

1. GİB Portal Üzerinden Başvuru

• Mali mühür alınır

• GİB başvuru ekranına girilir

• Başvuru formu doldurulur

• Aktivasyon süreci tamamlanır

Bu yöntem ücretsizdir ancak manuel kullanım gerektirir.

2. Özel Entegratör ile Başvuru

Bir e fatura programı veya özel entegratör aracılığıyla sisteme geçiş yapılabilir.

Avantajları:

• Otomatik entegrasyon

• Toplu fatura kesme

• Raporlama kolaylığı

• Teknik destek

3. Doğrudan Entegrasyon

Büyük ölçekli firmalar kendi yazılım sistemlerini GİB’e entegre edebilir.

E-Fatura Nasıl Kesilir?

E-fatura kesmek için iki yöntem vardır:

GİB Portal ile E-Fatura Kesmek

1. GİB portalına giriş yapılır

2. “Fatura Oluştur” seçilir

3. Alıcı vergi numarası girilir

4. Ürün/hizmet bilgileri eklenir

5. Onaylanarak gönderilir

Bu yöntem küçük işletmeler için uygundur.

E-Fatura Programı ile Fatura Kesmek

Bir online muhasebe veya ön muhasebe programı kullanarak e-fatura kesmek daha pratiktir.

Avantajları:

• Stok takibi

• Cari hesap yönetimi

• Otomatik muhasebe kaydı

• Raporlama

• Hızlı işlem

Bu nedenle birçok işletme manuel portal yerine bir e fatura programı kullanmayı tercih eder.

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E arşiv fatura kesme işlemi de benzer şekilde yapılır:

• Alıcı e-fatura mükellefi değilse sistem otomatik olarak e-arşiv fatura oluşturur

• Fatura PDF olarak iletilir

• Gün sonunda GİB’e raporlanır

E-arşiv faturalar dijital ortamda 10 yıl saklanmak zorundadır.

E-Fatura İptali Nasıl Yapılır?

En çok aranan konulardan biri e fatura iptali sürecidir.

E-fatura iptal işlemi, fatura tipine göre değişir.

Temel Fatura İptal Süreci

Temel faturada iptal için:

• Alıcı tarafın reddetmesi gerekir

• 8 gün içinde sistem üzerinden “Red Uygulama Yanıtı” gönderilmelidir

Bu süre geçerse fatura kabul edilmiş sayılır.

Bu durum genellikle “temel fatura iptal” olarak aratılmaktadır.

Ticari Fatura İptali

Ticari faturada:

• Alıcı 8 gün içinde kabul veya red yanıtı verir

• Red verilirse fatura iptal olur

• Yanıt verilmezse otomatik kabul edilir

  
  

E-Fatura İptali Süresi Kaç Gün?

• Temel ve ticari faturada 8 gün

• 8 gün içinde işlem yapılmazsa iptal mümkün değildir

• Sonrasında iade faturası kesilmesi gerekir

Bu süre hem “e fatura iptali süresi” hem de “fatura iptal süresi” olarak sıkça araştırılmaktadır.

E-Arşiv Fatura İptal Süreci

E-arşiv faturada süreç farklıdır.

E-Arşiv Fatura İptali Süresi

• Fatura düzenlendiği gün iptal edilebilir

• Ertesi gün iptal edilemez

• İade faturası kesilmesi gerekir

Bu nedenle e arşiv fatura iptali süresi, e-faturaya göre daha kısadır.

GİB Üzerinden E-Fatura Sorgulama

Bir faturanın durumunu kontrol etmek için:

• gib e fatura sorgulama

• Vergi numarası ile mükellef kontrolü

• Fatura durumu takibi

Bu işlemler e-Belge sistemi üzerinden yapılır.

İhracatta E-Fatura Kullanımı

İhracatta e fatura, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı entegrasyonu ile düzenlenir.

Özellikleri:

• Dövizli kesilebilir

• Gümrük beyannamesi ile ilişkilidir

• Özel senaryo kullanılır

İhracat yapan firmalar için zorunludur.

E-Fatura Kullanmanın Avantajları

• Kağıt maliyetini ortadan kaldırır

• Arşivleme kolaylığı sağlar

• Hızlı gönderim

• Resmi geçerlilik

• Denetim kolaylığı

• Çevre dostudur

  
  

E-Fatura Programı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Bir ön muhasebe programı veya online muhasebe sistemi seçerken şu kriterlere dikkat edilmelidir:

✔ GİB entegrasyonu
✔ Kullanım kolaylığı
✔ Raporlama özellikleri
✔ İptal/iade süreci yönetimi
✔ Mobil erişim
✔ Müşteri desteği
✔ Kontör fiyatları

Özellikle yüksek fatura kesen işletmeler için uygun fiyatlı e fatura kontör paketleri önemlidir.

Sık Sorulan Sorular (FAQ)

E-fatura mükellefi nasıl sorgulanır?

GİB e-fatura mükellef sorgulama ekranına vergi numarası girilerek kontrol edilir.

E-arşiv fatura ile e-fatura aynı mı?

Hayır. E-fatura yalnızca kayıtlı mükelleflere kesilir, e-arşiv ise kayıtlı olmayanlara düzenlenir.

E-fatura iptali kaç gün içinde yapılır?

Temel ve ticari faturada 8 gün içinde yapılmalıdır.

E-arşiv fatura iptali kaç gün?

Aynı gün içinde iptal edilebilir.

E-fatura başvuru zorunlu mu?

Ciro sınırını aşan işletmeler için zorunludur.

Sonuç

E-fatura ve e-arşiv fatura sistemleri, işletmeler için hem yasal bir zorunluluk hem de operasyonel bir kolaylık sunmaktadır.

Doğru şekilde e fatura başvuru sürecini tamamlamak, uygun bir e fatura programı seçmek ve e fatura iptal süreci hakkında bilgi sahibi olmak işletmeler için büyük önem taşır.

Özellikle iptal süreleri, temel fatura ve ticari fatura farkı ile e-arşiv iptal süreci dikkatle takip edilmelidir.

Dijital muhasebe sistemleri sayesinde artık fatura kesmek, sorgulamak ve arşivlemek çok daha kolay ve hızlıdır.